Adicionar um atendente à Nextags envolve mais do que compartilhar um acesso: cada pessoa entra com seu próprio login e recebe permissões para as áreas de que precisa. Depois, as conversas devem chegar a ela por atribuição individual ou por uma equipe de caixa de entrada.
Essa configuração explica uma dúvida comum: alguém pode aceitar o convite e ainda não ver conversas. Antes de liberar acesso a tudo, confira as permissões, as equipes e o responsável pelo atendimento.
1. Escolha o acesso conforme o trabalho
Quem configura os convites precisa acessar Configurações; o Super Administrador tem esse acesso. Na Nextags, a lista de Administradores reúne as pessoas da conta, inclusive quem atende clientes com permissões limitadas.
Defina o que cada função precisa fazer:
- Quem administra a conta pode precisar de Super Administrador, que permite acessar todas as áreas, inclusive Configurações.
- Quem atende toda a operação pode precisar de Contatos / Caixa de Entrada, que dá acesso a todos os contatos e conversas.
- Quem trabalha somente com sua carteira pode usar Gerenciar apenas conversas atribuídas, para ver as atribuídas a si ou às equipes de que participa.
Confira separadamente permissões como Ver e-mail e telefone dos contatos, Fluxos, Broadcasts, Análise e Ecommerce. A função de atendimento não exige automaticamente todas elas. A documentação de administradores descreve as opções.
2. Gere um convite para cada pessoa
Abra Configurações › Administradores. No item Administradores, clique em Configurações e depois em Adicionar.
Na janela do convite, Super Administrador já vem marcado. Desmarque quando a pessoa precisar somente de algumas áreas e selecione as permissões. Para restringir o atendimento, mantenha Super Administrador desligado, desmarque Contatos / Caixa de Entrada e marque Gerenciar apenas conversas atribuídas, que aparece como alternativa.
Clique em Continuar, copie o link e envie individualmente à pessoa. Ela pode entrar com Facebook, Google, Microsoft ou e-mail; não precisa administrar a Página do Facebook da empresa. Faça um convite por pessoa, conforme o tutorial de convite da equipe.
Depois da entrada, confira se ela aparece na lista e se a conta foi adicionada ao seletor de contas do usuário. Se precisar corrigir uma permissão, abra os três pontos da linha, escolha Editar e salve a mudança.
Há uma diferença para quem acessa apenas alguns fluxos: Acessar fluxos específicos fica na edição da pessoa. No convite, a escolha de Fluxos é entre acesso a todos ou a nenhum, conforme o guia de permissões.
3. Organize as equipes por assunto
Para reunir pessoas de Vendas ou Suporte, abra Configurações › Administradores › Equipes de caixa de entrada. Clique em Criar Novo, informe o nome, selecione os membros e clique em Continuar. As pessoas precisam estar cadastradas como administradores da conta antes de serem incluídas.
A equipe passa a aparecer no seletor de atribuição e ganha uma pasta na Caixa de Entrada. As conversas atribuídas a ela também entram na Caixa de entrada de seus membros. Por isso, revise quem pertence a cada equipe quando usar acesso limitado: essa participação determina quais conversas a pessoa poderá ver. Veja como funcionam as equipes.
4. Assuma ou atribua a primeira conversa
Abra uma conversa e confira quem está atendendo. Se o bot estiver ativo, clique em Assumir conversa antes de responder: a conversa passa para Humano. No rodapé do painel do contato, Assumir também atribui a conversa a você.
Para encaminhar a outro responsável, clique no texto abaixo do nome do contato, no topo: Atribuir conversa ou Atribuído a…. Pesquise e selecione a pessoa ou equipe. Remover atribuição deixa a conversa sem responsável e a leva para Não atribuído. O guia de atribuição mostra os dois caminhos.
Confirme o destino no cabeçalho e peça que quem recebeu localize a conversa. Para um atendente com acesso restrito, é esperado que uma conversa saia de sua lista ao ser transferida a outra pessoa fora de suas equipes.
5. Valide com o usuário de quem vai atender
Confira o menu e a Caixa de Entrada com o usuário do atendente. Quem usa Gerenciar apenas conversas atribuídas deve ver somente as próprias conversas e as das suas equipes, sem a pasta Todos. Atribua uma conversa a ele e outra à equipe para testar os dois caminhos. Consulte o tutorial de acesso restrito.
Teste também uma resposta, conferindo o canal selecionado. A Caixa de Entrada exige plano PRO. No WhatsApp, o envio livre depende da janela de 24 horas; fora dela, use um modelo aprovado. Instagram e Messenger têm prazo de sete dias; TikTok, de dois. Esses limites continuam valendo após a transferência, conforme o guia de resposta.
Se a pessoa entrou e não consegue trabalhar
Convite inválido pede um link novo. Conta ausente pode indicar login diferente do usado no convite. Área ausente pede revisão de permissão. Caixa vazia com acesso restrito pede conferir a atribuição e os membros da equipe. Resolva a causa encontrada e repita o teste com o atendente até ele localizar, receber e responder a conversa prevista para sua função.
Fontes e referências
Regras e recursos dos canais podem mudar. Confira as condições atuais nas fontes oficiais antes de colocar sua operação no ar.
Conteúdo de Angelo Sebastião Silva Goncalves. Preparado com apoio de IA. Consulte as fontes e os critérios editoriais. Conheça nossos critérios editoriais e como solicitar uma correção.